Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 26 septembre 2026

Archivia archive les e-mails d'entreprises. Ce document dit ce que nous traitons, à quel titre, où cela se trouve et combien de temps cela reste. Il est rédigé au regard de la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et, lorsque ce texte s'applique, du règlement européen (RGPD).

Deux rôles distincts, et c'est la clé de tout le reste

Une confusion courante rend ces documents illisibles. Nous la levons d'emblée : selon la donnée concernée, nous n'avons pas le même rôle ni les mêmes obligations.

Autrement dit : nous n'exploitons jamais le contenu de vos archives. Nous ne le lisons pas, ne l'analysons pas à nos propres fins, ne le vendons pas, et ne nous en servons pas pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle. Il nous est confié pour être conservé et restitué, rien d'autre.

Responsable du traitement

Suniworks, Suisse romande.
Email : contact@suniworks.com

Ce que nous traitons

Le contenu archivé (nous sommes sous-traitant)

Les messages des boîtes que vous raccordez, leurs pièces jointes et leurs métadonnées d'acheminement, ainsi que le texte extrait des pièces jointes pour permettre la recherche. Ce contenu peut inclure des données personnelles de vos collaborateurs et de vos correspondants : c'est la nature même d'une archive d'e-mails, et il vous appartient d'en informer les personnes concernées.

Les comptes d'accès à votre instance

Nom, adresse professionnelle, rôle, dates de connexion et journal des actions d'administration. L'authentification passe par notre annuaire d'identité, hébergé sur notre propre infrastructure. Nous ne détenons pas votre mot de passe : il est conservé sous forme d'empreinte et nous ne pouvons pas le lire, seulement vous en faire choisir un nouveau.

Votre compte client

Raison sociale, personne de contact, adresse de facturation, formule souscrite, échanges de support. Nous ne voyons jamais votre carte : le paiement est traité par Stripe, qui ne nous transmet qu'un identifiant de transaction et le statut de l'abonnement.

Ce site & mesure d'audience

Mesure d'audience et cookies : ce site utilise Google Analytics 4 (GA4) uniquement avec votre consentement préalable, recueilli via notre bandeau de cookies. En l'absence de consentement ou en cas de refus, aucun cookie de traçage n'est déposé, et Google Consent Mode garantit qu'aucune donnée d'identification n'est transmise. Les adresses IP sont systématiquement anonymisées. Vous pouvez à tout moment modifier ou retirer votre consentement via le lien « Gestion des cookies » situé en pied de page. Les journaux techniques du serveur (adresse IP, horodatage, page demandée) sont conservés au plus trente jours pour la sécurité et le diagnostic.

Finalités et bases légales

• Fournir le service — archiver, indexer, restituer et exporter vos messages : exécution du contrat, et vos instructions en tant que responsable du traitement.
• Tenir votre instance en état — supervision, sauvegardes, correction des pannes : intérêt légitime à fournir un service fiable.
• Facturer et tenir notre comptabilité : exécution du contrat et obligation légale.
• Sécurité — journaux d'accès, détection d'abus : intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs.

Destinataires et sous-traitants

Vos archives ne sont adressées à personne d'autre que vous. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins commerciales. La liste de nos sous-traitants est volontairement courte, et c'est un choix d'architecture :

• Hébergement et stockage : infrastructure opérée par Suniworks en Suisse. Aucun hébergeur tiers n'a accès à vos archives ; le raccordement réseau est assuré par Infomaniak Network SA (Genève, Suisse).
• Identité et annuaire : aucun sous-traitant. L'annuaire tourne sur notre propre infrastructure en Suisse.
• Recherche et extraction de texte : aucun sous-traitant. Les moteurs tournent dans votre propre instance ; le contenu de vos pièces jointes ne sort pas de votre environnement.
• Paiement : Stripe Payments Europe Ltd. (Irlande), pour la seule souscription. Aucune archive ne lui est transmise.
• Vos propres fournisseurs de messagerie (Microsoft 365, Google Workspace, votre serveur IMAP) : nous nous y connectons avec les accès que vous nous confiez, pour lire les boîtes que vous désignez. Ils restent vos prestataires, pas les nôtres.

Nous n'ajoutons pas de sous-traitant ayant accès à vos archives sans vous en informer au préalable.

Où vos données se trouvent

Vos archives et votre base de données sont hébergées en Suisse. Le seul traitement hors du pays est celui de Stripe, au sein de l'Union européenne, encadré par les garanties contractuelles applicables — et il ne porte que sur la souscription, jamais sur le contenu archivé.

Durées de conservation

• Messages archivés : la durée de scellement que votre entreprise a fixée, à partir de l'archivage de chaque message. Voir l'avertissement ci-dessous.
• Comptes d'accès : durée du contrat, puis suppression à la fermeture.
• Journal des actions d'administration : conservé avec l'archive, parce que c'est lui qui permet de dire qui a fait quoi le jour où on vous le demandera.
• Compte client et comptabilité : durée du contrat, puis les délais légaux suisses (dix ans pour les pièces comptables).
• Journaux techniques du site : trente jours au plus.

⚠️ Effacement et scellement : la limite à connaître avant de souscrire

Un message archivé est scellé pour la durée fixée. Tant que ce terme n'est pas atteint, personne ne peut le modifier ni l'effacer : ni vous, ni votre administrateur, ni nous. Ce n'est pas une règle interne que nous pourrions lever, c'est le magasin d'objets qui l'impose à l'écriture.

C'est exactement ce que vous achetez — et c'est aussi une limite. Une demande d'effacement portant sur un message sous scellement ne peut pas être honorée avant son terme. Le droit à l'effacement s'efface lui-même devant une obligation légale de conservation : c'est le cas général, et il faut le savoir avant de raccorder une boîte plutôt qu'après.

À la fin du contrat, vous exportez vous-même, par tranches, les messages que vous sélectionnez ; l'archive entière vous est restituée sur demande sous 10 jours ouvrés, et au plus tard avant la fermeture de votre instance (conditions générales de vente, art. 10.3). Ce qui est sous scellement le reste jusqu'à son terme.

Sécurité

• Une instance par client : votre application, votre base de données, votre espace de stockage, votre réseau. La séparation est portée par l'infrastructure, pas par une colonne dans une table commune.
• Les identifiants de votre instance n'ouvrent que votre espace de stockage, et n'y autorisent pas la suppression d'une archive.
• Chiffrement en transit ; archives scellées en écriture unique pour la durée fixée.
• Authentification par notre annuaire, avec second facteur disponible ; accès ouverts un par un par la personne que vous désignez.
• Sauvegardes régulières, dont la restauration est éprouvée.

Nous vous informons sans délai injustifié de toute violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour les personnes concernées, avec ce que nous savons et ce que nous ignorons encore.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, dans les limites prévues par la loi et sous réserve du scellement décrit plus haut.

À qui s'adresser : si votre demande porte sur le contenu d'une archive, adressez-vous à l'entreprise qui l'exploite — c'est elle qui en décide, nous ne faisons que la conserver pour son compte, et nous ne pouvons pas agir sans ses instructions. Si elle porte sur votre compte client, écrivez-nous à contact@suniworks.com.

Vous pouvez saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, si le RGPD vous est applicable, l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service. La date en tête de page indique sa dernière révision ; tout changement affectant vos archives ou nos sous-traitants vous est signalé avant son entrée en vigueur.