Conditions générales de vente

1. Objet et champ d’application

1.1 Les présentes conditions générales (les « CGV ») régissent la fourniture du service d’archivage d’e-mails Archivia (le « Service ») par Suniworks (« Suniworks », « nous ») à son client professionnel (le « Client », « vous »). Nos coordonnées figurent dans les mentions légales.

1.2 Le Service s’adresse exclusivement à des professionnels. Il n’est pas proposé à des consommateurs au sens du droit suisse de la consommation.

1.3 Les CGV s’appliquent à l’exclusion de toute condition générale du Client, même si celle-ci est communiquée sans opposition de notre part. Toute dérogation requiert un accord écrit.

1.4 En cas de contradiction, l’ordre de priorité est : (i) le contrat signé ou l’offre acceptée, (ii) les présentes CGV, (iii) la politique de confidentialité, (iv) la documentation du Service.

2. Définitions

Instance — l’environnement dédié au Client : son application, sa base de données, son espace de stockage et son réseau.

Archive — l’ensemble des messages, pièces jointes et métadonnées conservés dans l’Instance.

Scellement — le verrouillage d’un message archivé, appliqué par le magasin d’objets à l’écriture, qui le rend inaltérable et ineffaçable jusqu’au terme de la Durée de conservation.

Séquestre — la suspension légale (« legal hold ») de l’article 15, qui interdit la suppression des messages qu’elle couvre tant qu’elle est active.

Durée de conservation — la durée du scellement, exprimée en jours, choisie par le Client dans les limites de l’article 9.

Données du Client — l’Archive et toute donnée que le Client nous confie ou que le Service collecte pour son compte.

3. Conclusion du contrat

3.1 Le contrat est conclu lorsque le Client souscrit une formule en ligne et que sa souscription est validée par notre prestataire de paiement (moyen de paiement accepté, même si aucun montant n’est prélevé pendant l’essai de l’article 3.4), ou lorsqu’il accepte une offre écrite.

3.2 Le prix est affiché avant tout engagement, lors de la souscription. Les montants indiqués sur le site à titre d’ordre de grandeur ne constituent pas une offre.

3.3 Le Client déclare disposer du pouvoir d’engager l’entreprise au nom de laquelle il souscrit.

3.4 Essai de 14 jours. Chaque abonnement débute par un essai de 14 jours, pendant lequel aucun paiement n’est prélevé. À l’issue de l’essai, l’abonnement se poursuit et est facturé selon l’article 8, sauf résiliation avant son terme (art. 10.1).

Les messages archivés pendant l’essai sont scellés dès leur archivage (art. 9), pour la Durée de conservation, y compris si le Client résilie avant la fin de l’essai : la durée plancher de l’article 9.2 s’applique dès le premier message, et ni le Client ni nous ne pouvons les effacer avant leur terme. Le Client qui souhaite seulement découvrir le Service peut demander une démonstration, sans raccorder de boîte réelle.

4. Le Service

4.1 Le Service consiste à raccorder les boîtes de messagerie désignées par le Client (Microsoft 365, Google Workspace, IMAP), à en archiver les messages (en continu en Protection complète, par import ponctuel en Archive seule, art. 7.1 bis), à les sceller pour la Durée de conservation, à permettre leur recherche et leur export, à les placer sous Séquestre à la demande de l’administrateur (art. 15) et à tenir un journal d’audit consultable (art. 16).

4.2 Chaque Client dispose de son Instance. La séparation entre Clients est portée par l’infrastructure — base de données, stockage et réseau distincts — et non par un filtrage applicatif.

4.3 Ce que le Service n’est pas : il n’est ni une sauvegarde de vos systèmes de messagerie, ni un outil de continuité d’activité, ni un service d’expertise juridique ou de qualification probatoire de vos documents. Il conserve ce qu’il a archivé ; il ne restaure pas votre messagerie.

4.4 Le Service évolue. Nous pouvons en modifier les fonctionnalités, à condition de ne pas réduire substantiellement les caractéristiques essentielles souscrites sans en informer le Client conformément à l’article 19.

5. Mise en service

5.1 L’Instance est mise à disposition dans les 24 heures ouvrées suivant la conclusion du contrat. Le Client reçoit son adresse et un premier accès administrateur.

5.2 Le raccordement des boîtes incombe au Client : il fournit les autorisations nécessaires auprès de son fournisseur de messagerie. Nous l’assistons, sans nous substituer à lui.

5.3 Le délai de l’article 5.1 ne court pas tant que le Client n’a pas fourni les informations nécessaires à la création de son Instance.

6. Disponibilité, maintenance et support

6.1 Nous nous efforçons d’assurer la disponibilité du Service en continu. Aucun taux de disponibilité n’est garanti.

6.2 Maintenance planifiée. Les mises à jour de version de l’Instance ont lieu lors de fenêtres de maintenance, en soirée, annoncées au moins 48 heures à l’avance. L’interruption y est de l’ordre de quelques minutes : le temps de redémarrer l’application.

6.2 bis Ce qu’une mise à jour ne peut pas atteindre. Les Instances sont sauvegardées chaque nuit (art. 14.2). L’Archive elle-même n’est pas concernée par une mise à jour : elle vit dans le magasin d’objets, scellée (art. 9), hors de portée d’une mise à jour applicative comme d’une erreur d’exploitation.

6.3 Interventions urgentes. Les correctifs de sécurité ou les interventions rendues nécessaires par un incident peuvent avoir lieu sans préavis. Le Client en est informé après coup.

6.4 Support. Il est assuré par courriel à support@suniworks.com, en français, pendant les heures ouvrées suisses. Nous répondons en principe dans les 2 jours ouvrés. Ce délai est indicatif et ne constitue pas un engagement contractuel.

7. Formules, quotas et dépassement

7.1 Chaque formule définit un nombre de boîtes de messagerie raccordables et un volume de stockage inclus par boîte, mutualisé au niveau du Client : 25 Go par boîte en Archive seule, 50 Go par boîte active en Protection complète. Le stockage occupé par l’Archive, scellement compris, est décompté dans ce volume. Un Go vaut 1 024 × 1 024 × 1 024 octets, comme dans l’affichage du Service.

7.1 bis Archive seule est destinée aux boîtes d’anciens collaborateurs : import ponctuel des messages, sans synchronisation continue ni accès utilisateur. Protection complète est destinée aux boîtes actives : synchronisation continue et accès autonome de chaque collaborateur. Le Client choisit la formule qui correspond à l’usage de chaque boîte.

7.1 ter Chaque abonnement porte sur au moins 10 boîtes. Le prix minimum, hors TVA, est donc de 39 CHF par mois (396 CHF par an en facturation annuelle) en Protection complète, et de 15 CHF par mois (144 CHF par an) en Archive seule.

7.1 quater Le Client ne raccorde pas plus de boîtes que le nombre souscrit. Pour en ajouter, il nous en fait la demande par courriel à support@suniworks.com : nous ajustons l’abonnement, avec effet à la période d’abonnement suivante. Nous pouvons constater le nombre de boîtes raccordées et demander la régularisation d’un dépassement.

7.2 Au-delà du volume inclus, le stockage excédentaire est facturé 0.10 CHF par Go et par mois, hors TVA. Pour la part du volume comprise jusqu’à 500 Go au total, cette facturation est plafonnée à 25 CHF par mois ; la part au-delà de 500 Go est facturée sans plafond. Ces conditions s’appliquent aux Clients de moins de 25 boîtes raccordées.

7.3 À partir de 25 boîtes raccordées, la grille ne s’applique plus : l’offre Business fait l’objet d’un devis, avec un tarif et une facturation distincts. Tant que le devis n’est pas accepté, nous en informons le Client et l’archivage n’est pas interrompu. À défaut d’accord, chaque partie peut résilier le contrat conformément à l’article 10.1.

7.4 L’Archive déjà constituée n’est jamais supprimée du fait d’un dépassement, ni du fait d’un défaut de paiement. Le scellement l’interdit, et nous ne cherchons pas à le contourner.

7.5 Le Service affiche en permanence à l’administrateur le pourcentage du volume inclus utilisé. À 80 %, un avertissement lui est présenté. À 100 %, il lui est demandé d’accepter le dépassement des articles 7.2 et 8.6 ; nous conservons la trace de cette acceptation (compte, date, version des CGV). Faute d’acceptation dans les 30 jours suivant l’atteinte des 100 %, nous pouvons mettre en pause l’ingestion de nouveaux messages. La consultation, la recherche, l’export et la suppression restent possibles, l’Archive déjà constituée n’est pas altérée, et l’ingestion reprend dès l’acceptation.

8. Prix, facturation et paiement

8.1 Les prix sont indiqués hors TVA, en francs suisses. La TVA est ajoutée au taux légal lorsque celle-ci est due.

8.2 L’abonnement est facturé d’avance, selon la périodicité choisie (mensuelle ou annuelle). Le premier paiement intervient à l’issue de l’essai de l’article 3.4.

8.3 Pour les souscriptions en ligne, la vente est réalisée par l’intermédiaire de Stripe : la société affiliée à Stripe désignée sur le reçu (« Sold through Link ») agit en qualité de commerçant de référence (« merchant of record »). Elle encaisse le prix, calcule, perçoit et reverse la TVA applicable, émet les reçus de la transaction, traite les litiges de paiement et assure le support relatif à la transaction. Elle peut rembourser une transaction dans les 60 jours suivant l’achat, selon ses propres conditions. Nous n’avons accès à aucune donnée de carte. Le Service lui-même est fourni par Suniworks, aux conditions des présentes CGV.

8.4 En cas de retard de paiement, un intérêt moratoire de 5 % l’an est dû de plein droit dès l’échéance, conformément à l’art. 104 CO, sans mise en demeure préalable.

8.5 En cas d’échec de paiement, notre prestataire retente le prélèvement selon son calendrier de relance et en avertit le Client. À défaut de régularisation, nous pouvons suspendre l’accès à l’Instance. L’accès est rétabli dès réception du paiement. La suspension d’accès n’entraîne ni suppression ni altération de l’Archive, dont le sort reste régi par l’article 10.

8.6 Le volume de stockage est mesuré chaque mois. Le stockage excédentaire de l’article 7.2 est facturé à terme échu, par une facture que nous émettons directement, payable dans les 30 jours.

8.7 Les prix peuvent être révisés pour la période d’abonnement suivante, moyennant un préavis de 60 jours. Le Client qui refuse la révision peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

9. Durée de conservation et scellement

C’est l’article central de ce contrat. Il décrit la propriété que le Client achète, et la contrainte qui en est l’envers.

9.1 Le Client fixe la Durée de conservation dans les réglages de son Instance. Elle s’applique à chaque message à compter de son archivage.

9.2 Une durée plancher d’un an est posée sur l’espace de stockage à la mise en service, sauf durée plus longue convenue au contrat. La Durée de conservation choisie par le Client ne peut pas être inférieure à ce plancher ; elle peut être allongée à tout moment, et c’est la plus longue des deux qui s’applique à chaque message.

9.3 Le scellement est irréversible. Tant qu’un message est scellé, il ne peut être ni modifié ni effacé : ni par le Client, ni par ses administrateurs, ni par Suniworks, ni par le compte administrant le stockage. Cette propriété est appliquée par le magasin d’objets, en mode « compliance ».

9.4 Il en résulte que :

9.5 Le Client reconnaît avoir compris l’article 9.4 avant de raccorder sa première boîte, et déclare que la Durée de conservation qu’il choisit correspond à ses propres obligations légales.

10. Fin du contrat

10.1 Résiliation. L’abonnement se renouvelle tacitement, pour une période identique, à l’issue de chaque période d’abonnement. Le contrat est résiliable à tout moment, depuis l’espace client (« Gérer / résilier ») ou par courriel à support@suniworks.com, avec effet à la fin de la période d’abonnement en cours. Les montants déjà versés pour la période en cours ne sont pas remboursés, sous réserve du droit de notre prestataire de paiement de rembourser une transaction (art. 8.3).

10.2 Résiliation pour justes motifs. Chaque partie peut résilier avec effet immédiat en cas de violation grave et non réparée dans les 30 jours suivant une mise en demeure écrite.

10.3 Restitution. Le Client peut à tout moment exporter lui-même, depuis son Instance, les messages qu’il sélectionne — par tranches, dans un format ouvert accompagné d’un manifeste d’empreintes.

Pour l’Archive entière, l’administrateur de l’Instance peut lancer lui-même l’export depuis l’application. Il peut aussi nous en faire la demande : nous produisons une restitution complète dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la demande, et au plus tard avant la fermeture de l’Instance. Elle comprend chaque message au format .eml et un manifeste portant, pour chacun, l’empreinte enregistrée à l’archivage et celle recalculée sur le fichier remis — de quoi en vérifier l’intégrité sans nous.

L’Instance reste accessible 30 jours après la fin du contrat pour permettre cette restitution. À l’issue de ce délai, l’accès à l’Instance est fermé ; l’Archive scellée subsiste dans le magasin d’objets, conformément à l’article 10.4.

10.4 Le sort des archives scellées. C’est la conséquence directe de l’article 9 : les messages dont le scellement n’est pas arrivé à terme subsistent dans le magasin d’objets après la fin du contrat. Ils ne sont ni accessibles par l’application, ni supprimables — par personne — jusqu’à leur échéance.

10.4 bis Remise du magasin. À la fin du contrat, et sur demande du Client, nous lui remettons un accès direct en lecture à son espace de stockage, valable jusqu’à l’échéance du scellement. Cette remise comprend :

Le Client copie alors son Archive où il l’entend, avec ses propres outils et à son rythme. Il cesse de dépendre du Service pour lire ses archives, ce qui est l’objet de cette clause.

Les messages originaux demeurent scellés dans notre magasin jusqu’à leur échéance, conformément à l’article 10.4 : cette remise ne les en libère pas, et n’y ajoute aucune redevance. Nous ne facturons rien après la fin du contrat.

L’accès en lecture est révoqué à l’échéance du scellement, au moment où l’Archive est détruite (art. 10.5).

10.5 Suppression. À l’échéance du scellement, l’Archive est détruite, ainsi que les sauvegardes la contenant, dans un délai de 90 jours. Les données du compte client sont conservées selon les délais légaux, précisés dans la politique de confidentialité (art. 12.2).

11. Obligations du Client

11.1 Le Client garantit qu’il est en droit de faire archiver les messages des boîtes qu’il raccorde, et qu’il a informé les personnes concernées comme la loi le lui impose.

11.2 Le Client est responsable de la gestion des accès à son Instance : il ouvre et retire les comptes, choisit qui peut consulter l’Archive, et veille à la confidentialité des justificatifs d’accès.

11.3 Le Client s’abstient de tout usage illicite, et notamment d’utiliser le Service pour conserver des contenus manifestement illicites.

11.4 Le Client nous signale sans délai tout accès non autorisé dont il a connaissance.

12. Données personnelles

12.1 Deux rôles distincts. Pour l’Archive, le Client est responsable du traitement et Suniworks agit comme sous-traitant, uniquement sur instruction du Client. Pour les données du compte client, Suniworks est responsable du traitement.

12.2 Les modalités — catégories de données, finalités, sous-traitants ultérieurs, localisation, durées, sécurité, droits des personnes — figurent dans la politique de confidentialité, qui fait partie intégrante du contrat.

12.2 bis Accord de sous-traitance. Pour l’Archive, les présentes CGV (art. 9, 10, 12, 13 et 14) valent accord de sous-traitance. Nous traitons l’Archive pour la durée du contrat et jusqu’à son terme au sens de l’article 10.4, uniquement pour fournir le Service et sur les instructions documentées du Client, que constituent le contrat et les réglages de son Instance. Les personnes que nous autorisons à y accéder sont tenues à la confidentialité (art. 13). Nous assistons le Client, dans la mesure du possible, pour l’exercice des droits des personnes concernées et la gestion des violations de données (art. 12.5), sous réserve de l’article 9.4. Sur demande écrite raisonnable, une fois par an, nous permettons au Client de vérifier le respect de ces engagements, à ses frais et sans accès aux Instances des autres Clients. Sur demande du Client, nous concluons un accord de sous-traitance séparé qui reprend ces engagements.

12.3 Les données de l’Archive sont hébergées en Suisse. Les seuls traitements hors de Suisse sont ceux de notre prestataire de paiement (Stripe) et de notre prestataire d’envoi de courriels (Resend), dans l’Union européenne et soumis au RGPD ; ils ne portent sur aucune donnée de l’Archive.

12.4 Nous n’ajoutons pas de sous-traitant ayant accès à l’Archive sans en informer le Client au préalable.

12.5 Nous informons le Client sans délai injustifié de toute violation de données le concernant, avec les éléments dont nous disposons.

12.6 Nous n’exploitons pas l’Archive. Elle n’est ni analysée à nos fins, ni cédée, ni utilisée pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle.

13. Confidentialité et accès technique

13.1 Chaque partie garde confidentielles les informations de l’autre.

13.2 Nous exploitons l’infrastructure, donc un accès technique existe. Prétendre le contraire serait faux. Cet accès est nominatif, journalisé, et limité à ce qu’exigent l’exploitation, le support sur demande du Client et le respect d’une obligation légale. Nous ne consultons pas le contenu de l’Archive en dehors de ces cas.

13.3 Si une autorité nous contraint à communiquer des données du Client, nous l’en informons dans la mesure où la loi le permet.

14. Sécurité et sauvegardes

14.1 Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : instance dédiée, chiffrement en transit, scellement en écriture unique, authentification par annuaire avec second facteur disponible, identifiants de stockage n’autorisant pas la suppression d’une archive, accès journalisés.

14.2 L’ensemble de la machine virtuelle qui héberge les Instances fait l’objet d’une sauvegarde chaque nuit.

14.3 L’Archive elle-même est protégée par le scellement, indépendamment des sauvegardes : un message scellé ne peut être détruit ni par une erreur d’exploitation, ni par une compromission de l’application.

15.1 L’administrateur de l’Instance peut placer sous Séquestre soit des boîtes entières, soit les messages d’une recherche enregistrée. Le Séquestre est une fonction du Service que le Client met en œuvre lui-même : nous ne décidons pas à sa place de ce qui doit être conservé.

15.2 Effet. Tant que le Séquestre est actif, aucun message qu’il couvre ne peut être supprimé : ni depuis l’interface, ni par l’API, ni par la suppression d’une source ou d’un compte, ni par les opérations de réparation du Service. Des déclencheurs de la base de données s’y opposent en dernier recours. Au niveau du stockage, le legal hold natif du magasin d’objets s’ajoute au scellement (art. 9).

15.3 Messages à venir. Les messages qui arrivent après la pose dans une boîte placée sous Séquestre sont couverts aussi. Pour un Séquestre fondé sur une recherche enregistrée, un message arrivé après la pose n’y est rattaché qu’une fois indexé, soit au plus 15 minutes plus tard : il n’est pas couvert avant.

15.4 Levée. L’administrateur peut lever le Séquestre. À la levée, les messages qu’il couvrait ne sont plus tenus par lui ; ils restent soumis à la Durée de conservation et au scellement de l’article 9.

15.5 Traces. Chaque pose et chaque levée sont inscrites au journal d’audit (art. 16).

15.6 Limites.

15.7 Le Séquestre est un outil. Le Client décide seul de ce qu’il place sous Séquestre, quand et pour combien de temps. La conformité de son organisation à ses propres obligations reste la sienne (art. 18.4).

16. Journal d’audit consultable

16.1 L’Instance tient un journal d’audit que l’administrateur consulte dans l’application : filtres (acteur, action, cible, dates), pagination, détail de chaque entrée et export CSV. Le journal est en lecture seule. Son accès est réservé à l’administrateur ; le Client choisit à qui il confie ce rôle (art. 11.2).

16.2 Ce qui est tracé. Les connexions réussies et échouées ; les comptes (création, suppression, rôle, adresse, nom, mot de passe) ; les rôles et droits ; les clés d’API ; les réglages ; les sources d’ingestion ; la lecture et la suppression d’un courriel ; le téléchargement d’un fichier ; les recherches ; les exports ; les Séquestres ; l’acceptation du dépassement de stockage (art. 7.5). Chaque consultation, chaque export et chaque vérification du journal est elle-même tracée.

16.3 Ce qui n’est jamais écrit : les secrets et le contenu des messages.

16.4 Ce qui n’est pas tracé : la déconnexion, les refus d’accès (403) et les envois de fichiers (uploads).

16.5 Vérification. Chaque entrée est chaînée à la précédente par une empreinte SHA-256, et l’administrateur peut vérifier cette chaîne depuis l’application. La vérification détecte une entrée modifiée ou retirée au milieu du journal. Elle ne prouve pas l’authenticité du journal et ne détecte pas la troncature de sa fin.

16.6 Protection des lignes. En production, la base de données refuse la modification, la suppression et le vidage des lignes du journal, par des déclencheurs. Un propriétaire de la base de données pourrait les retirer.

16.7 Le journal est un outil de traçabilité, non une qualification probatoire (art. 4.3) : nous ne garantissons pas qu’il satisfasse à une exigence propre au Client (art. 18.4).

17. Propriété intellectuelle

17.1 L’Archive appartient au Client. Nous n’acquérons aucun droit sur son contenu.

17.2 Sous réserve de l’article 17.3, le Service, son code, sa documentation et la marque Archivia restent la propriété de Suniworks. Le Client reçoit un droit d’usage personnel, non exclusif et non transférable, limité à la durée du contrat.

17.3 Archivia est dérivé d’un logiciel libre sous licence AGPL-3.0 ; les composants concernés restent régis par cette licence, y compris pour le code source : le Client peut obtenir, sur demande à support@suniworks.com, le code source correspondant à la version d’Archivia qui lui est fournie.

18. Responsabilité

18.1 Nous répondons du dommage causé par une faute intentionnelle ou une négligence grave, sans limitation, ainsi que des dommages corporels. Toute limitation contraire serait nulle (art. 100 al. 1 CO).

18.2 Pour le surplus, notre responsabilité est limitée au dommage direct et prévisible, et plafonnée au plus élevé des deux montants suivants : (a) les redevances effectivement versées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur du dommage ; (b) les redevances annuelles dues pour l’abonnement en cours, calculées sur douze mois.

18.3 Sont exclus, dans les limites de l’art. 18.1, le manque à gagner, la perte d’exploitation, la perte de clientèle et les dommages indirects.

18.4 Nous ne garantissons pas que l’Archive satisfasse aux obligations légales propres au Client. Le Service fournit une conservation scellée (art. 9) ; il appartient au Client de déterminer, au besoin avec son conseil, si elle répond à ses exigences.

18.5 Nous ne répondons pas des défaillances des fournisseurs de messagerie du Client, ni des conséquences d’accès mal configurés de son côté.

19. Modification des CGV et du Service

19.1 Nous pouvons modifier les CGV. Les modifications sont communiquées au moins 60 jours avant leur entrée en vigueur.

19.2 Le Client qui refuse une modification peut résilier sans frais jusqu’à la date d’entrée en vigueur. À défaut de résiliation, la modification est réputée acceptée.

19.3 Une modification ne peut jamais réduire la Durée de conservation d’un message déjà scellé, ni les garanties de l’article 9.

20. Force majeure

20.1 Aucune partie ne répond de l’inexécution due à un événement échappant à son contrôle raisonnable.

20.2 Si l’empêchement dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier sans indemnité, sous réserve de l’article 10.4.

21. Cession et sous-traitance

21.1 Le Client ne peut céder le contrat sans notre accord écrit, qui ne sera pas refusé sans motif — notamment en cas de restructuration.

21.2 Nous pouvons céder le contrat à un successeur qui reprend l’activité, en informant le Client.

21.3 Continuité. Si Suniworks cesse son activité sans successeur reprenant le contrat, nous remettons à chaque Client, au moins 30 jours avant l’arrêt du Service, l’accès en lecture à son espace de stockage décrit à l’article 10.4 bis, et la restitution prévue à l’article 10.3 lui reste due. Il appartient au Client de copier son Archive avant l’arrêt du Service ; l’accès n’est pas garanti au-delà.

22. Dispositions diverses

22.1 Si une clause est nulle, les autres restent en vigueur et la clause nulle est remplacée par la disposition valable la plus proche de son intention.

22.2 Les notifications se font par courriel aux adresses de contact convenues.

22.3 Le contrat, les CGV et leurs annexes forment l’intégralité de l’accord.

23. Droit applicable et for

23.1 Le contrat est soumis au droit suisse, à l’exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention de Vienne.

23.2 Le for exclusif est à Genève, sous réserve d’un for impératif.

Version du 5 octobre 2026.